[ゼロから始めるプロジェクトマネジメント] すべての依頼、タスク、ストーリーを一箇所に集めよう

情報システム室の進地＠日比谷です。

最近、アノテーション株式会社のある部門のプロジェクトマネジメントの支援をさせていただくことになりました。私はこれまでのキャリアでプロジェクトマネージャとしてのキャリアが最も長い人間ではあるのですが、これまで自分が行ってきたプロジェクトマネジメントの手法を言語化することはしてきませんでした。しかしながら、他社のプロジェクトマネジメントを支援する、ということになると言語化しないわけにはいきません。

そこで、この機会を奇貨として、私の行っているプロジェクトマネジメントの手法やプロマネ支援を通して得た気づきなどをブログとして言語化していきたいと思います。

最初にとにかくやること

炎上プロジェクトに途中参加する場合もそうなのですが、制御不能に陥っているプロジェクトに入ってまず行うこと、最初にとにかくやることがあります。それが、本エントリーのタイトルにもしている すべての依頼、タスク、ストーリーを一箇所に集める です。

ものごとを計画するためには次の３つの条件を満たす必要があります。

• すべてのやることがわかっていること
• すべてのやることの優先度がわかっていること
• すべてのやることの締切がわかっていること

すべてのやることを一箇所に集めることはこれらの前提となります。

抜け漏れなく一箇所にまとまっていれば、

• やるべきことの全量が視覚的にわかる
• プロジェクトメンバー、ステークホルダへの周知も容易
• 優先順位は順番を並べ替えるだけで調整可能
• 担当者や想定工数も横に付記することで簡単に管理可能

といった様々なメリットを享受できます。

すべてのやることがまとまっていないとよくあるのが、全体量を把握せずに「３日で終わる予定です」などとステークホルダに約束してしまったり、目の前のタスクにとにかく没頭して重要なタスクを見逃してしまったり、目についたタスクの精緻な計画を立ててしまったりすることです。こうしたことはいずれも戦術的には正しいこともありますが、戦略的には正しくない判断を招きます。

少なくともプロジェクトマネージャだけは、全体を把握していなくてはいけません。各メンバーが目の前のタスクに安心して集中できるようにするためにも、誰かが全体を把握しておく必要があり、それはプロジェクトマネージャの役割です。忙しいからといって全体を把握することを後回しにすると、プロジェクト全体が全滅の危機に陥りかねません。

便利なツール

すべてのやることを一箇所に集める際に必要なものは実はそれほど多くありません。一枚の紙とペンがあれば充分できます。

しかしながら、最近は便利なツールがたくさんありますので、利用できるものは利用していきましょう。¹

私の場合、Notionのデータベースを利用しています。ソートが充実しているので優先度順、締切順に並べ替えがしやすく、担当者、工数の設定も自在にできます。また、ガントチャートにViewを簡単に切り替えることができるので、別途線表を用意する必要がないのが嬉しいところです。

ともかく、ツールは好きなものを使うのが良いと思います。大切なのは一箇所にやることを集める。それだけです。

現実を見たくない想いと向き合う

大きなプロジェクトや制御不能に陥っているプロジェクトを前にすると「全体量を把握なんてしたくない」と思うことは普通のことだと思います。気持ちが圧倒されてしまいますから。仮に全体として沈みゆく船に乗っているとしても、目の前の階段をピカピカに磨き上げることだけに集中していればその事実は忘れて心安らかに過ごすことができます。そういうあり方も必要ですし、ときに大切なことだと思います。

しかしながら、プロジェクトマネジメントとしてはそれではマズイです。なぜなら、プロジェクトマネジメントは心安らかに過ごすことよりも船を沈めないようにすることを優先するあり方だからです。

全体量を把握しようとすると、実際のところ大小様々な抵抗にあうこともあります。それは自分の中から生まれる抵抗のこともありますし、プロジェクトメンバーやステークホルダなど外部からの抵抗の時もあります。「現実なんて見せるな。とにかく全力で走ってくれ」というわけです。しかし、船を沈めないためには、この声には抵抗する必要があります。どんなに嫌がられても、すべてのやることを導出しましょう。書き出しましょう。

以下のような言葉や想いが出てきたらそれは注意信号なので気をつけてください。

• いいから早くやってくれ
• 細かいことは後で考えよう
• きっと間に合う
• すべてを洗い出すと管理が大変²
• スケジュールは出したくない（※本当に聞いたことがあります）